De inwerkingtreding van de AVG eist dat persoonsgegevens op een veilige manier gedeeld worden. In dit document vindt u een uitleg per stap om op een eenvoudige manier persoonsgegevens te delen met Emjee ICT diensten.

Wij vragen u in het geval van een migratie of omzetting vaak om persoonsgegevens van medewerkers en leerlingen. Deze gegevens worden gebruikt om bijvoorbeeld accounts aan te maken of te wijzigen op een server of in Office 365.

De meest veilige manier om veel persoonsgegevens met ons te delen is door dit te doen vanuit uw eigen SharePoint omgeving. U plaatst hier de bestanden die u met ons wilt delen. Dit kunnen Excelbestanden zijn maar ook EdexXML bestanden vanuit het leerlingvolgsysteem.

1. Plaats de bestanden in SharePoint. Doe dit op een locatie waar alleen bevoegde personen toegang hebben. Bijvoorbeeld in de directie of MT bibliotheek.
2. Hierna selecteert u alle bestanden die u met Emjee ICT diensten wilt delen.
3. Hierna klikt u bovenin op de knop ‘Delen’.
4. Kies vervolgens voor de optie “Alleen de door u opgegeven personen kunnen weergeven”.
5. Vervolgens kies u ervoor om de bestanden te delen met support@emjee.nl.
   Horen de bestanden bij een ticket? Kies dan voor de optie ‘koppeling kopiëren’. Plak vervolgens de link in het ticket waar de bestanden bij horen. U kunt stap 6 en 7 overslaan.
6. Typ een kort bericht om welke bestanden het gaat. Voor welke school zijn deze bestanden bedoeld? Noem eventueel ook de contactpersoon.
7. Klik vervolgens op ‘verzenden’.

U heeft de bestanden nu op een veilige manier gedeeld met Emjee ICT diensten.

Na de (migratie)werkzaamheden

Zodra de (migratie)werkzaamheden door Emjee zijn afgerond verwijderen wij de bestanden met persoonsgegevens uit onze digitale omgeving. Het is belangrijk dat u zelf de gedeelde bestanden uit uw SharePoint-omgeving verwijderd. U kunt dit doen door de bestanden te selecteren en vervolgens voor de optie ‘verwijderen’ te kiezen.