Documentenoverzichten binnen Office 365

Documenten kunnen binnen Office 365 op verschillende plekken aangemaakt worden. Denk aan de persoonlijke OneDrive, gezamenlijke school/team sites op SharePoint,  aparte werkgroepen zoals een MR-omgeving, enz. Al die documenten zijn te benaderen door naar de juiste plaats binnen Office 365 te gaan. Deze plekken zijn alleen toegankelijk voor personen met de juiste rechten. Gebruikers kunnen op deze manier alleen bij bestanden waartoe zij recht hebben. Bijvoorbeeld de IB-map op de SharePoint site van de school is (meestal) alleen toegankelijk voor de directie en IB-ers en niemand anders heeft toegang tot de bestanden in OneDrive dan de gebruiker zelf. Het is wel mogelijk om een bestand of map te delen met personen die geen toegang hebben. Deze personen krijgen dan alleen rechten tot dat specifieke bestand of die map.  

Binnen Office 365 worden automatisch overzichten gemaakt met documenten waar de gebruiker toegang tot heeft. Vanuit dit overzicht kan direct het bestand geopend worden, zonder eerst naar de juiste locatie te navigeren. Dit kan tijd schelen en erg handig zijn, doordat, bijvoorbeeld, een nieuw interessant bestand direct zichtbaar is of dat er meteen verder gegaan kan worden met een bestand waarmee de gebruiker gisteren begonnen was.
Elke persoon heeft andere rechten binnen Office 365, daarom is een documentenoverzicht voor elke gebruiker anders. Een gebruiker krijgt alleen bestanden te zien waar diegene toegang toe heeft, ook al staat het overzicht op een gezamenlijke plaats zoals SharePoint.
Hieronder worden drie veel voorkomende overzichten besproken.

Office.com

Op de startsite Office.com vindt u vele mogelijkheden om snel te navigeren naar de verschillende onderdelen van Office 365. Naast links naar verschillende Apps, de meest bezochte SharePoint sites en OneDrive mappen, staat een documentenoverzicht.

Vaak staan er eerst ‘Aanbevolen’ documenten in het overzicht. Dit zijn bestanden waarvan Office 365 inschat dat deze nuttig zijn voor de gebruiker, bijvoorbeeld omdat een door de gebruiker aangemaakt bestand door iemand anders bewerkt is of een bestand dat vaak gebruikt wordt. Daaronder staat een overzicht van bestanden die u recent geopend heeft. Er staan naast de recente documenten verschillende overzichten klaar, zoals ‘Gedeeld met mij’ met documenten die anderen met de gebruiker gedeeld hebben.
Dit overzicht is alleen voor de gebruiker zelf zichtbaar. Elke gebruiker heeft een ander overzicht op Office.com en ziet alleen documenten waar diegene toegang toe heeft. De documenten kunnen afkomstig zijn van de eigen OneDrive, SharePoint, werkgroepen waarvan zij lid zijn en documenten die met de gebruiker gedeeld zijn.

SharePoint

Op SharePoint omgevingen, zoals school/team sites, staan documentenoverzichten van de bestanden op die SharePoint site. Hier staan geen bestanden van andere locaties (zoals OneDrive). Een bestand is alleen zichtbaar als de gebruiker daar ook toegang toe heeft. In het voorbeeld hieronder is een notulen van een directieoverleg te zien. Dit bestand staat in de map ‘Directie’. Alleen mensen met rechten tot deze map zullen dit bestand in het overzicht van meest recente documenten zien. Gebruikers zonder toegang tot deze map, zien dit document dus niet staan.

In dit voorbeeld is ook te zien dat Office 365 in verschillende overzichten dezelfde bestanden kan weergeven. In het overzicht ‘Agenda’s, notulen en verslagen’ staan een aantal dezelfde bestanden als in de ‘Meest Recente Documenten’. Het maakt niet uit welk overzicht gebruikt wordt om het bestand te openen, want dit is hetzelfde bestand.

Delve

Het meest uitgebreide overzicht binnen Office 365 wordt weergegeven in de app Delve. Deze app houdt voor de gebruiker, collega’s en groepen overzichten bij aan welke documenten er gewerkt wordt. Via de knop Start (1) verschijnt een overzicht van de populaire documenten waar de gebruiker toegang toe heeft. Dit zijn de bestanden die het meest weergegeven zijn. Ook is er een overzicht van de meest recente documenten en e-mailbijlagen (2) van de gebruiker. Het is mogelijk om te zien waar collega’s aan werken door een persoon te selecteren uit het personenoverzicht(3).  In het onderste overzicht (4) is ook meteen te zien waar collega’s aan werken. Ook hier geldt dat de gebruiker alleen documenten te zien krijgt waartoe diegene toegang heeft.