Onderstaand is slechts een voorbeeld waarbij e-mailregels gebruikt kunnen worden en wordt in de basis uitgelegd hoe u e-mailregels aanmaakt. Er zijn veel meer situaties waarbij e-mailregels een oplossing kunnen bieden.  

Met e-mailregels kunt u aangeven wat er met e-mailberichten moet gebeuren zodra u deze ontvangt. Dit kan handig zijn als er bijvoorbeeld meerdere e-mailadressen (aliassen) aan uw account gekoppeld zijn. U kunt dan instellen dat de e-mail voor elk alias in een aparte map wordt afgeleverd. Het instellen van deze e-mailregels gaat als volgt:

• Log in bij de webversie van Outlook
• Klik rechtsboven op het tandwieltje en kies voor Alle Outlook-instellingen weergeven.
• Ga naar Regels.
• Klik op het plusje .
• Geef de regel een naam.
• Bij Voorwaarde geef je aan waar de e-mail aan moet voldoen, bijvoorbeeld:  Adres van geadresseerde bevat.
• Vul vervolgens het e-mailadres in dat je wilt filteren.
• Kies bij Actie toevoegen voor Verplaatsen naar.
• Vervolgens selecteer je de map waar je de e-mail in wil laten afleveren. Je hebt ook de mogelijkheid om een nieuwe map aan te maken.
• In het pop-up scherm kiest u klik u met de rechtermuisknop op Postvak IN en kiest u voor Nieuwe submap maken en geef de map een voor u duidelijke naam.
• Selecteer deze nieuwe map en klik op OK.
• Eventueel kunt u nog uitzonderingen toevoegen, maar dit is niet vereist.
• Zet jet vinkje bij Het verwerken van regels stoppen.
• Als het goed is ziet het scherm er dan als volgt uit:
  
  Indien alles staat ingesteld zoals gewent, klikt u op Opslaan
• Herhaal bovenstaande stappen vanaf stap 4 voor alle aliassen die u in een aparte map wilt ontvangen.

Als u de stappen juist heeft uitgevoerd voor alle aliassen, dan worden de e-mailberichten voortaan netjes in hun eigen map afgeleverd. Er is veel meer mogelijk met e-mailregels. Wij zullen niet alle mogelijkheden beschrijven, maar u weet nu in de basis hoe u een regel kunt aanmaken.

LET OP! Hoe meer e-mailregels u aanmaakt, des te groter de kans is dat u e-mail kwijt raakt. E-mailregels kunnen elkaar namelijk in de weg gaan zitten, waardoor e-mail in de verkeerde map terecht komt.